Henkilötietolaki (523/99) 10 § Laatimispäivä: 1.1.2010
 

1. Rekisterinpitäjä

Emoyhtiö:
Hilla Group Oyj (Y-tunnus: 0198165-6)
Rantakatu 10
67100 KOKKOLA
020 750 4400 (vaihde)

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Lea Mattila, markkinointipäällikkö
Hilla Group Oyj
020 750 4480

3. Rekisterin nimi

Aprofit-ilmoitusjärjestelmä ja Cprofit-levikkijärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

• Asiakassuhteen hoitaminen
• Tilauksien ylläpito
• Lehden lähettäminen
• Laskutus
• Mahdollinen perintä
• Asiakassuhteen ylläpitämiseen tarvittava markkinointiviestintä
• Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt myynnin yhteydenpitoa varten
• Suoramarkkinointilähetykset
• Tutkimustoiminta mm. asiakastyytyväisyystutkimukset

5. Rekisterin tietosisältö

• Asiakkaan perustiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Tiedot asiakkaan tilauksista ja ilmoituksista
• Tietoja asiakkaan antamasta palautteesta
• Henkilötunnus luottokaupassa tietosuojalain 13 §:n perusteella
• Tilinumero suoraveloitustapauksissa

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakkaan suostumuksella asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas tilaa paperi- tai näköislehden tai saa sen lahjaksi kolmannelta osapuolelta tai hän tilaa tai ostaa jonkin muun tuotteen tai antaa muussa yhteydessä (vastaus markkinointikampanjaan, kilpailu- tai äänestysvastaus tai muu vastaava) yhteystietonsa rekisterinpitäjälle puhelimitse, palautuskortilla, Internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla.
• Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää VRK/Väestötietojärjestelmästä ja puhelinnumeroita puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekistereistä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä, Tilastokeskuksen ja TNS Gallupin rekistereistä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

• Manuaalinen aineisto: Säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä
• Sähköinen aineisto: Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulunvalvonnalla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Jos haluatte tarkistaa järjestelmään tallennettuja tietojanne, lähettäkää tarkastuspyynnöt kirjallisina ja allekirjoitettuina jollekin yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle.